6 conseils pour des emails professionnels efficaces

En 2020, plus de 306 milliards d'emails (pour electronic mail) ont été envoyés et reçus. On prévoit 376 milliards de mails en 2025.

Le mail fête ses 50 ans cette année

A l’occasion du cinquantième anniversaire de cet outil de communication devenu essentiel à notre vie, nous vous proposons ces quelques conseils pour rédiger des mails professionnels efficaces.

1- Faites le point sur ce que vous voulez communiquer à votre destinataire.

Vous savez d’office pourquoi vous souhaitez contacter votre interlocuteur, n’est-ce pas ? Alors procédons avec organisation pour ne rien oublier. Il serait contreproductif et peu écologique, d’envoyer un premier mail pour un motif et un second pour un autre. Listez donc vos demandes, offres ou questions.

A éviter : Envoyer un mail non structuré, qui va et revient entre les idées. Ce serait le meilleur moyen pour que le destinataire observe un instant votre mail et se dise « à la poubelle ».

2- Être clair et direct

Inutile de vous lancer dans le prochain Tolstoï. Soyez efficace et concis. Votre interlocuteur n’aura peut-être pas le temps de lire 2000 mots.  Alors pensez bien à aller à l’essentiel, à aérer votre texte en le structurant au maximum pour que chaque information puisse être lisible au premier coup d’œil. Vous pouvez aussi mettre les informations importantes en gras pour que le client puisse lire très rapidement le contenu de votre mail. Mais faites-le avec parcimonie. Et bien entendu… Attention à votre orthographe. Il est primordial que vos mails donnent la meilleure image possible de vous et votre société.

A éviter : Un mail professionnel n’étant pas une communication entre amis, pensez à proscrire les abréviations, les fautes d’orthographe, les excès de ponctuation (point d’exclamation, points de suspension, etc).

3- Choisissez le bon objet avant d’envoyer votre mail

Mettez vous à la place de votre destinataire pour susciter son attention, sinon, il y a des chances que votre interlocuteur n’ouvrent jamais le mail, et vous vous serez égosillé à faire un plan de votre mail, à avoir soigné votre prose et vos mots en gras pour rien. Ce sont ces quelques mots qui feront que votre destinataire aura envie de le lire ou non. Alors mettez d’office toutes les chances de votre côté.  Avouons que cela serait dommage de rater son coup. Pour que votre tentative soit couronnée de succès, utilisez un objet clair et attractif.

A éviter : Il est préférable d’éviter des termes comme « urgent », « relance », « réponse attendue », etc. D’abord parce que vous ne donnerez pas envie à votre destinataire d’ouvrir le mail… Et il y a des chances pour que votre mail termine son voyage dans les SPAMS.

4- Faites attention à votre destinataire

Cela peut paraître trivial, et pourtant ! Il est très important de vérifier que vous ne vous trompez pas sur le nom de votre destinataire (ou vos destinataires), aussi bien sur l’orthographe que sur les adresses mails. Il y a des informations qui n’ont pas à être connues par des personnes non concernées… Même quand c’est par erreur… Surtout quand c’est par erreur.

Alors prenons un instant pour se relire et s’assurer que tout est ok.

A éviter : En parlant de destinataire, il peut vous arriver de devoir mettre des collaborateurs en copie, et/ou en copie cachée. Dans ce cas, prenez garde à ne pas transmettre votre mail à des destinataires non essentiels. Vous pourrez ainsi réduire l’empreinte carbone de votre mail et ne dérangerez pas votre collègue pour rien.

5- Signature, Ô la belle signature.

Aujourd’hui, tous les mails de professionnels contiennent une signature personnalisée (et automatique) en fin de mail. Et c’est très bien. Mais faisons-le, là aussi, correctement. Restez sobre et concis. Inutile de faire une signature de 10 lignes avec éléments visuels à chaque ligne. Contentez-vous de votre nom, votre fonction dans l’entreprise, l’adresse de celle-ci, et votre numéro de téléphone.

A éviter : Les grosses signatures avec d’importantes bannières imagées. Elles alourdissent considérablement votre mail, et génèrent plus d’émission de CO2. Essayons donc d’être raisonnable. 

6-  Une bonne conclusion

A l’instar de ce top que nous allons conclure, il est essentiel de mettre fin convenablement à votre mail. Il est tout à fait acceptable de conclure avec un courtois « Cordialement », mais vous pouvez rester professionnel tout en étant plus sympathique encore. Agrémentez votre conclusion d’un « Très bonne journée à vous », ou « Je reste à votre disposition », ou même un « En vous souhaitant un bon week-end ».

A éviter : Comme on l’a dit tout à l’heure, les abréviations sont à proscrire. Mais il y en a une qui passe souvent au travers des filets… C’est le « Cdt » pour écrire « Cordialement ». Il vaut mieux prévoir trois secondes supplémentaires pour écrire complètement plutôt que de donner une mauvaise image.   

 Horizon reste à votre entière disposition si vous avez des projets de communication digitale, n’hésitez pas à nous contacter.